Wiederkehrende Rechnung für Schweiz

Wiederkehrende Rechnungen: Eine ausführliche Erklärung

Wiederkehrende Rechnung Bedeutung

Eine wiederkehrende Rechnung wird von einem Unternehmen verwendet, wenn ein Kunde regelmäßig die gleichen Produkte oder Dienstleistungen zu den gleichen Bedingungen bestellt. Zwar kann der Zeitpunkt der Transaktion unterschiedlich sein, aber sie muss konsistent sein und nach einem bestimmten Zeitraum erfolgen.

Eine wiederkehrende Rechnung kann täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf mit einer bestimmten periodischen Häufigkeit versendet werden. Der Inhalt der wiederkehrenden Rechnung, wie z.B. das Produkt oder die Dienstleistung, die Kundeninformationen und die Mehrwertsteuer, bleibt von Periode zu Periode gleich.

Damit das Modell der wiederkehrenden Rechnungen effektiv genutzt werden kann, müssen beide Parteien (Verkäufer und Kunde) vereinbaren, dass sich die Geschäftsbedingungen nicht ändern. Sollten sich die Bedingungen ändern, müssen die wiederkehrenden Rechnungen aktualisiert werden, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Der Hauptzweck des Versands wiederkehrender Rechnungen besteht darin, den Rechnungsstellungsprozess zu rationalisieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für das Team, das die Rechnungsstellung verwaltet, zu verringern.

Wir werden dies anhand eines Beispiels erklären. Nehmen wir an, das Unternehmen ABC erbringt Sicherheitsdienstleistungen für ein im Bau befindliches Geschäftsgebäude zu einem vereinbarten Preis von CHF 4500 pro Monat. Für das Unternehmen ABC ist es vorteilhaft, eine wiederkehrende Rechnung zu verwenden, da die Bedingungen, wie z.B. Dienstleistungen, Tarife und andere Details, höchstwahrscheinlich unverändert bleiben werden. Außerdem besteht höchstwahrscheinlich die Notwendigkeit, die Sicherheitsdienste über einen längeren Zeitraum hinweg zu erbringen.

Ausführliche Erklärung

Die Rechnungsstellung scheint ein recht einfacher bürokratischer Vorgang zu sein. Ein kleiner Fehler kann jedoch erhebliche Auswirkungen auf den gesamten Geschäftsprozess haben. Um die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern, müssen Sie die Gesamtzeit für diese Bearbeitungsfunktionen verkürzen.

Eine wiederkehrende Rechnung eignet sich gut für Kunden, die regelmäßig dieselben Produkte oder Dienstleistungen bestellen, und der Inhalt dieser Rechnung ist derselbe wie bei der vorherigen. An der Spezifikation oder der Menge der Produkte sollte sich nichts ändern, aber wie bereits erwähnt, kann die wiederkehrende Rechnung bei Bedarf auch aktualisiert werden, um eventuelle Änderungen zu berücksichtigen.

Hier sind einige Situationen, in denen wiederkehrende Rechnungen effektiv sein können:

• Vermietung von Ausrüstung

  In dieser Situation bietet es sich an, eine wiederkehrende Rechnung zu verwenden, da die Geräte in der Regel für einen längeren Zeitraum gemietet und monatlich in Rechnung gestellt werden. Außerdem ändert sich der Rechnungsbetrag nicht häufig.

• Monatlicher Vertrag

  Wenn in dieser Situation jeden Monat Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden, muss der Betrag für die Waren oder Dienstleistungen in der Regel nicht geändert werden. Wiederkehrende Rechnungen sind in dieser Situation von Vorteil, da sie die Rechnungsverwaltung und die Rechnungsstellung erleichtern.

• Mitgliedsbeitrag

  Wiederkehrende Rechnungen für Mitgliedsbeiträge zu verwenden ist praktisch, da die Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen erhoben werden.

• Wartungsarbeiten und Sicherheitsdienste

  Wartungsarbeiten werden in der Regel in regelmäßigen Abständen durchgeführt, und auch Sicherheitsverträge werden für längere regelmäßige Zeiträume angeboten. Die Verwendung von wiederkehrenden Rechnungen in diesen Situationen ist ein solider Plan, der zu einer einfacheren Rechnungsverwaltung führen wird.

Wenn Ihr Unternehmen auf einem Einnahmemodell basiert, wie z.B. ein Vermietungsunternehmen, ein Sicherheitsunternehmen, ein Mitgliedschaftsunternehmen oder ein Unternehmen für regelmäßige Marketingaktivitäten, dann ist es ideal, wiederkehrende Rechnungen zu verwenden.

Für die Einrichtung der wiederkehrenden Rechnung sind mehr Inhalte oder Informationen erforderlich als für eine Standardrechnung. Ein zusätzlicher Schritt besteht darin, dass Sie bei der Einrichtung der wiederkehrenden Rechnung die Rechnungsfrequenz festlegen müssen. Die folgenden Inhalte oder Informationen sind für die Einrichtung der wiederkehrenden Rechnung erforderlich:

• Die Kundendaten.
• Vereinbarte Bedingungen für Preis, Menge und Sonstiges.
• Häufigkeit der Rechnungsstellung, Versandoptionen und andere damit verbundene Informationen. Im Rechnungsprogramm können Sie festlegen, dass alle wiederkehrenden Rechnungen automatisch versendet werden. Wenn vor dem Versand eine Genehmigung erforderlich ist, kann das Rechnungsprogramm dies ebenfalls berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie die Möglichkeit haben, eine wiederkehrende Rechnung automatisch oder manuell zu versenden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine saisonale Rechnungsstellung einzurichten.

Vorteile von wiederkehrenden Rechnungen

Hier finden Sie einige Vorteile einer wiederkehrenden Rechnung:

• Die von der Rechnungsabteilung verwaltete Büroarbeit wird stark reduziert, was bedeutet, dass Zeit gespart wird und die Kosten sinken. Das liegt daran, dass das Rechnungsprogramm so eingestellt ist, dass es die Rechnungen automatisch versendet und verwaltet.
• Eine rechtzeitige Rechnungsstellung trägt dazu bei, dass der gesamte Rechnungsstellungsprozess ordnungsgemäß verwaltet wird. Diese rechtzeitige Erhebung ermöglicht die Verwaltung des Cashflows und trägt somit zur allgemeinen Liquidität des Unternehmens bei.
• Da das Rechnungsprogramm sehr genau ist, sinkt das Risiko der Unterfakturierung.
• Da der Inhalt der Rechnung mit Hilfe des Rechnungsprogramms automatisch von der vorherigen Rechnung übernommen wird, gibt es weniger Fehler bei der Erstellung und Versendung von wiederkehrenden Rechnungen.
• Die Verwendung von wiederkehrenden Rechnungen kann sich auch direkt auf die Beziehung zu Ihren Kunden und Auftraggebern auswirken. Denn keine der beiden Parteien muss sich um die Änderung von Tarifen und anderen Bedingungen kümmern. Diese sind bereits festgelegt. Die Rechnungen werden immer pünktlich verschickt, ohne dass die Gefahr besteht, dass Rechnungen fehlen. Auf diese Weise entstehen bessere Geschäftsverbindungen und -beziehungen, die bei Ihren Kunden einen guten professionellen Eindruck hinterlassen.
• Bei der Verwendung von wiederkehrenden Rechnungen erwarten Sie von Ihrem Kunden pünktliche und schnelle Zahlungen. Die Rechnungen werden in jedem Zeitraum zur gleichen Zeit verschickt, zum Beispiel am 1. eines jeden Monats. Auf diese Weise gewöhnt sich der Kunde an Ihren Abrechnungszyklus, und es ist wahrscheinlicher, dass er die Zahlung Ihrer Rechnungen als vorrangig betrachtet. Da der Kunde weiß, welche Zahlungen in jeder Periode zu erwarten sind, hat er genügend Zeit, seine Zahlungen pünktlich zu leisten.
• Die pünktliche Zahlung durch den Kunden hat zur Folge, dass die wiederkehrenden Rechnungen zu einer Verbesserung des Cashflow-Status Ihres Unternehmens führen.

Nachteile von wiederkehrenden Rechnungen

Hier sind einige Nachteile von wiederkehrenden Rechnungen:

• Wiederkehrende Rechnungen laufen nicht ewig. Sie müssen den Kunden unbedingt an sich binden, sonst kann das Unternehmen seine gesamten wiederkehrenden Einnahmen verlieren. Eine größere Herausforderung scheint es zu sein, der Kundenbindung und dem Kundenengagement große Aufmerksamkeit zu schenken.
• Es kann für das Unternehmen schwierig sein, den Zustrom von Arbeit zu bewältigen. Wenn das Unternehmen klein und nicht skalierbar ist, wird das Modell der wiederkehrenden Rechnungen nur in begrenztem Umfang genutzt werden können.
• Die Einrichtung des Moduls für wiederkehrende Rechnungen in der Rechnungssoftware kann sich als kostspielig erweisen. Bevor Sie sich dafür entscheiden, müssen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen.
• Es kann schwierig sein, die Einhaltung von wiederkehrenden Rechnungen zu gewährleisten.
• Wenn ein Kunde zu einem anderen Tarif wechselt, muss das Unternehmen möglicherweise die aktuellen Rechnungsstellungsmodule ergänzen. Dies wird zu weiteren Kosten führen.
• Um das Modell der wiederkehrenden Rechnungen erfolgreich auszuführen, ist eine Koordinierung auf höherer Abteilungsebene erforderlich. Die Vertriebsabteilung und die technischen Abteilungen, die die Dienstleistungen erbringen, müssen sich rechtzeitig einbringen.

Tipps für die Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen

Die folgenden Tipps können bei der Verwaltung von wiederkehrenden Rechnungen hilfreich sein:

• Achten Sie darauf, dass die Häufigkeit der Rechnungsstellung genau festgelegt ist.
• Sie müssen besonders darauf achten, dass der Mehrwertsteuersatz immer auf dem neuesten Stand ist. Wenn sich der Mehrwertsteuersatz ändert, sollte das System sofort aktualisiert werden, um eine genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten.
• Es empfiehlt sich, den Schwerpunkt auf die Kundenbindung und die Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zum Kunden zu legen. So stellen Sie sicher, dass das System der wiederkehrenden Rechnungen von Dauer ist.
• Jede Änderung des Modells für wiederkehrende Rechnungen sollte vertraglich abgesichert sein. Änderungen des wiederkehrenden Modells müssen mit dem Vertrag abgestimmt werden.

Fazit

Ein Unternehmen verwendet wiederkehrende Rechnungen, wenn in regelmäßigen Abständen dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung an einen Kunden verkauft und geliefert wird. Dieses System ist die Grundlage für das auf Abonnements basierende Geschäft. Um ein Modell mit wiederkehrenden Rechnungen zu verwenden, müssen die Bedingungen des Geschäfts feststehen. Wenn es eine Änderung gibt, muss diese im Buchhaltungssystem berücksichtigt werden.

Unternehmen, die das Modell der wiederkehrenden Rechnung nutzen, sind unter anderem Gerätevermietung, monatliche Vertragsdienstleistungen, Mitgliedschaft, Wartung, Sicherheitsdienste und andere.

Wiederkehrende Rechnungen bieten viele Vorteile, wie z.B. die Verringerung des Zeit- und Kostenaufwands für die Rechnungsabteilung, die Verbesserung des Cashflow-Status, die Verbesserung der Kundenbeziehungen, den effizienten Zahlungserhalt und die Verringerung des Risikos der Unterfakturierung.

Es gibt jedoch auch erhebliche Herausforderungen. Dazu gehören die Schwierigkeit, einen Zustrom von Diensten zu verwalten, die Zufriedenheit und das Engagement der Kunden sicherzustellen und die Tatsache, dass ein Modul für wiederkehrende Rechnungen höhere Kosten verursachen kann.

Es gibt einige Tipps für die erfolgreiche Verwaltung eines Modells für wiederkehrende Rechnungen. Zu diesen Tipps gehören die angemessene Festlegung der Rechnungshäufigkeit, die Aktualisierung von Änderungen in der Steuerpolitik, die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit und die Sicherstellung, dass es eine vertragliche Vollmacht für jede Änderung der Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen gibt.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unternehmen sollten wiederkehrende Rechnungen verwenden?

Das Modell der wiederkehrenden Rechnung eignet sich für Unternehmen, die ihren Kunden in bestimmten Abständen Rechnungen stellen. Wenn ein kontinuierlicher Handel mit Kunden zu denselben Bedingungen stattfindet, ist das Modell der wiederkehrenden Rechnung ideal.

Welcher Zusammenhang besteht zwischen Automatisierung und wiederkehrenden Rechnungen?

Die wiederkehrende Rechnung hat etwas mit Automatisierung zu tun, denn Rechnungen mit denselben Bedingungen werden automatisch in jeder Periode an den Kunden versandt. Es besteht also keine Notwendigkeit, den Rechnungsinhalt häufig zu aktualisieren.

Wie hängt die Kundenzufriedenheit mit wiederkehrenden Rechnungen zusammen?

Da die Rechnungen pünktlich verschickt werden, ohne das Datum zu verpassen, entsteht der Eindruck, dass Sie ein professioneller und zuverlässiger Dienstleister und Geschäftspartner sind. Dies führt zu einer größeren Kundenzufriedenheit und verbessert die langfristige Geschäftsbeziehung und die Verbindung, die Sie mit Ihrem Kunden haben.

Wie schwierig ist es, wiederkehrende Rechnungen zu verwalten?

Es kann eine Herausforderung sein, wiederkehrende Rechnungen zu verwalten. Manche Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, den durch die wiederkehrenden Rechnungen ausgelösten Zustrom an Geschäften zu bewältigen. Da sich die Umstände ständig ändern, kann es außerdem schwierig sein, eine langfristige Kundenzufriedenheit und -bindung zu erreichen.

Andere Rechnungsarten in Schweiz:

• Proforma Rechnung: einfache Zahlungsaufforderung
• Gutschrift: Rückerstattung an einen Kunden