Kostenvoranschläge in der Schweiz
Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das die voraussichtlichen Kosten für die Erledigung von Arbeiten für den möglichen Käufer auflistet. Der Kunde bekommt diesen Voranschlag während der Verhandlungsphase, in der die Kosten einer Dienstleistung zwischen dem potenziellen Käufer und dem Dienstleister ausgehandelt werden.
Normalerweise holen potenzielle Kunden sich mehrere Kostenvoranschläge von verschiedenen Anbietern ein. Die Kosten sind natürlich einer der wichtigsten Faktoren bei den Überlegungen und der Kostenvoranschlag dient als finanzielle Grundlage bei der Entscheidung für einen Dienstleister. Aber auch wenn der Preis der Hauptentscheidungsfaktor ist, dürfen andere Aspekte wie die Arbeitsqualität nicht vernachlässigt werden.
Ein Kostenvoranschlag stellt eines der zuverlässigsten Dokumente für die Kostenkalkulation dar, da er auch zur Aktualisierung des Budgets herangezogen werden kann.
Trotz der großen Bedeutung dieses Dokuments muss immer bedacht werden, dass es sich bei einem Kostenvoranschlag nur um eine Schätzung handelt. Der Preis ist freibleibend, d. h. die tatsächlichen Zahlen können von den geplanten oder veranschlagten Kosten abweichen. Um keine Kunden zu verlieren, müssen beim Kostenvoranschlag entsprechende Vorkehrungen seitens des Unternehmens getroffen werden, da ein preislich höherer Voranschlag dazu führen kann, dass der Kunde sich für einen anderen Anbieter entscheidet. Wenn außerdem die tatsächlichen Kosten die veranschlagten Kosten weit übersteigen, besteht ein größeres Risiko von Konflikten zwischen Käufer und Dienstleister, die sogar die Geschäftsbeziehungen zwischen den beiden Parteien belasten können.
Inhalt eines Kostenvoranschlags
Allgemein enthält ein Kostenvoranschlag die folgenden Punkte:
- eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeiten
- eine aufgeschlüsselte Auflistung der einzelnen Kostenpunkte
- die voraussichtliche Dauer der Arbeiten; ein Zeitplan der einzelnen Schritte ist hier empfehlenswert
- allgemeine Leistungsbedingungen
- Zahlungsbedingungen, ob zahlbar bei Lieferung oder auf Kredit
- alle Details zu Preisnachlässen, falls angeboten
- Kontaktdaten des Anbieters
- eine klare Angabe, dass es sich bei den Zahlen nur um eine Schätzung handelt und Preisänderungen vorbehalten sind
Unterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Offerte
Der Hauptunterschied zwischen einem Kostenvoranschlag und einem Offerte liegt darin, dass ein Kostenvoranschlag immer flexibel ist, während ein Offerte einen verbindlichen Preis enthält. Wenn also der Unternehmer dem Kunden ein Offerte macht und dieses vom Kunden angenommen wird, ist der Unternehmer verpflichtet, dieses Offerte zum angegebenen Preis zu erfüllen, unabhängig von möglichen weiteren Kosten, die ihm anfallen könnten. Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag ist also im Interesse des Unternehmers, da er später immer noch zusätzliche oder höhere Kosten für die anfallenden Arbeiten berechnen kann. Aus diesem Grund werden in der Baubranche meist Kostenvoranschläge und keine verbindlichen Offerten gemacht.
Tipps für die Schätzung eines Kostenvoranschlags
Bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags helfen folgende Tipps:
- Verstehen Sie die Anforderungen des Kunden. Um einen genauen Kostenvoranschlag erstellen zu können, bietet sich ein persönliches Treffen mit dem Kunden zur Begutachtung der Lage an. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass es die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen besitzt, um den Auftrag des Kunden zu dessen vollster Zufriedenheit erfüllen zu können.
- Schätzen Sie die Kosten in einer schrittweisen Aufschlüsselung der Projektanforderungen. Diese Kostenschätzung sollte durch Erfahrungs- oder Marktwerte belegt sein.
- Schlüsseln Sie die auszuführenden Arbeiten und die zu erwartenden Kosten für jeden Arbeitsschritt klar gegliedert auf.
- Erwähnen Sie unbedingt, dass die Schätzungen auf den derzeit geltenden Marktkonditionen beruhen.
- Es ist immer empfehlenswert, so wenige Annahmen wie möglich in den Kostenvoranschlag einfließen zu lassen. Da normalerweise kein Auftrag genau wie der andere ist, ist eine gute Recherche zu jedem Aspekt der Projektschätzung eine kluge Vorgehensweise.
- Identifizieren Sie subjektive Bereiche des Projekts und weisen Sie diesen Bereichen optimistische Schätzungen zu; ungünstige Preisschwankungen können die Kosten der Leistungen später erhöhen.
- Stellen Sie unbedingt klar, dass es sich um eine reine Schätzung handelt und der Preis freibleibend ist.
So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag
Methode 1: Nutzen Sie unser einfach zu bedienendes Programm zur Erstellung von Kostenvoranschlägen
Methode 2: Laden Sie eine kostenlose Vorlage für Kostenvoranschläge herunter
So schreiben Sie einen Kostenvoranschlag per E-Mail
Da E-Mails den schnellsten und flexibelsten Kommunikationskanal darstellen, werden Kostenvoranschläge oft per Mail versandt. Eine guter Kostenvoranschlag per E-Mail hat den folgenden Inhalt:
- genaue Angaben zu Art und Umfang der Arbeiten
- eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenpunkte
- einen genauen Zeitplan
- Festlegung der Zahlungsbedingungen
- detaillierte Angaben zum Unternehmen
- eine Erklärung, dass es sich nur um eine Schätzung handelt
Mustervorlage für einen Kostenvoranschlag per E-Mail
Betreff: Kostenvoranschlag# {XXX}
Sehr geehrte/r{Anrede, Name des Kunden},
vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen.
Auf Grundlage Ihrer Angaben zum Projektumfang senden wir Ihnen anbei gerne einen unverbindlichen Kostenvoranschlag für Ihr Projekt.
Bitte beachten Sie, dass sich die tatsächlichen Kosten aufgrund von zusätzlichen Anforderungen und unvorhergesehenen Umständen ändern können. Seien Sie jedoch versichert, dass uns Ihre Zufriedenheit am Herzen liegt und wir so flexibel wie möglich an unsere Projekte herangehen, damit Sie zu 100 % zufrieden sind.
Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne unter {Telefonnummer / E-Mail} an uns. Wir wissen Ihr Interesse an unseren Leistungen sehr zu schätzen und freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
(Ihr Name)
(Ihre Rolle im Unternehmen)
(Name Ihres Unternehmens)
(Ihre Kontaktdaten)
Vorteile eines Kostenvoranschlags
Lesen Sie im Folgenden, welche Vorteile ein Kostenvoranschlag bietet:
- Sehr genaue Kostenvoranschläge können zu einer effizienteren Projektdurchführung beitragen.
- Die Geschäftsbeziehungen zu Kunden können durch einen guten Kostenvoranschlag verbessert werden.
- Geld kann dadurch gespart werden, dass die nötigen Kosten nur bei Bedarf aufgebracht werden müssen.
- Aus Sicht des Anbieters führt ein sehr genauer Kostenvoranschlag zu einer höheren Konversionsrate.
- Ein Kostenvoranschlag hilft beim Projektmanagement und der Kostenkontrolle, da er als Benchmark zum Abgleich dient.
- Beim Projekt fallen weniger Unterbrechungen oder Störungen an, da alles einschließlich der Kosten genau vorgeplant ist.
Nachteile eines Kostenvoranschlags
Lesen Sie im Folgenden, welche Nachteile ein Kostenvoranschlag hat:
- Zu einem Kostenvoranschlag gehören immer auch Vermutungen, die sich nicht immer als zutreffend herausstellen.
- Ein guter Kostenvoranschlag erfordert immer Marktrecherche und Erfahrung – Ressourcen, die vielleicht nicht immer vorhanden sind.
- Ein schlechter Kostenvoranschlag kann zu einer Fehldarstellung des Projekts führen und damit das Risiko bergen, dass ein Unternehmen sich gegen ein Projekt entscheidet, obwohl es eigentlich rentabel wäre.
- Die im Kostenvoranschlag verwendeten Angaben können von den tatsächlichen Gegebenheiten abweichen.
- Die Preisangaben im Kostenvoranschlag spiegeln möglichweise nicht die tatsächlichen Marktpreise wider.
- Die Projektanforderungen und die Leistungsbeschreibungen des Kostenvoranschlags stimmen möglicherweise nicht überein, was zu einer Fehleinschätzung des Projekts führen würde.
Schwierigkeiten beim Kostenvoranschlag
Im Folgenden sind die fünf größten Schwierigkeiten bei der Kostenschätzung für ein Projekt aufgeführt:
Zeitdruck
Da Kostenvoranschläge meist schnell benötigt werden, steht oft wenig Zeit für das Zusammentragen und Überprüfen der Daten zur Verfügung, wodurch Fehler im Kostenvoranschlag entstehen können.
Datenverfügbarkeit
Es kann vorkommen, dass zuverlässige Daten nicht gut verfügbar sind und die Schätzung auf Daten aus Zweitquellen beruhen muss. Dies wirkt sich auf die Projektqualität insgesamt aus und der Mangel an Daten kann dazu verleiten, sich bei der Schätzung auf Vermutungen zu stützen, wodurch die Qualität des Kostenvoranschlags weiter leidet.
Abhängigkeiten
Bei vielen Kostenvoranschlägen müssen Schätzungen von anderen Abteilungen oder Lieferanten eingeholt werden. Wenn Sie beispielsweise im Baugewerbe tätig sind, brauchen Sie vielleicht Voranschläge von Architekten, Ingenieuren, Fremdfirmen, Anwälten oder anderen Dienstleistern. Termindruck und andere Faktoren lassen bei der Erstellung des Kostenvoranschlags teils keinen Raum, rechtzeitig Rückmeldung von allen Beteiligten einzuholen, sodass diese Abhängigkeiten sich auf die Genauigkeit des Kostenvoranschlags auswirken.
Quantifizierung der Leistungsbeschreibung
Manchmal ist die Verknüpfung von Designänderungen und Änderungen bei den Kosten schwierig. Wenn beispielsweise ein Bauprojekt geschätzt wird, kann die Schätzung der Kosten für die Innenausstattung schwierig sein, weil sich diese in den verschiedenen Varianten unterscheidet.
Einheitlichkeit der Daten
Für den Kostenvoranschlag werden Daten von verschiedenen Händlern oder anderen Quellen eingeholt. Allerdings kann es vorkommen, dass nicht alle der Daten direkt vergleichbar sind und es sogar notwendig ist, diese Daten zu modifizieren, was nicht immer einfach ist.
Wie erwähnt können bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags viele Hürden zu bewältigen sein. Diese können mit guter Planung, der Einteilung von genügend Zeit für einen genauen und fairen Kostenvoranschlag und mit einer ernsthaften Beschäftigung mit dessen Erstellung überwunden werden.
Zusammenfassung
Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das die zu erwartenden Kosten für ein Projekt enthält. Dienstleister stellen ihren potenziellen Kunden diese Einschätzung zur Verfügung, damit der Kunde entscheiden kann, ob er die Arbeiten bei diesem Unternehmen in Auftrag geben will. Der Kostenvoranschlag listet alle Projektpunkte und die voraussichtlichen Kosten für jeden Punkt auf.
Der Kostenvoranschlag dient als Grundlage für die Verhandlungen zwischen Käufer und Verkäufer. Umsichtige Kunden holen sich mehrere Kostenvoranschläge von verschiedenen Anbietern ein, um den für sie vorteilhaftesten zu finden.
Ein Kostenvoranschlag besteht aus verschiedenen Elementen, darunter Details zu den Leistungen, eine Aufschlüsselung der Kosten, die Leistungsbedingungen, der voraussichtliche Zeitaufwand für die zu erledigenden Arbeiten, die Zahlungsbedingungen und eine Erklärung, dass der Kostenvoranschlag unverbindlich und der Preis vorbehaltlich ist.
Die Komplexität des Kostenvoranschlags hängt von der Komplexität des Projekts ab. Allgemein gesagt bestehen aber die Schwierigkeiten bei einem Kostenvoranschlag im Zeitdruck, in der Datenverfügbarkeit, in Abhängigkeiten von anderen Parteien, in der Quantifizierung der Leistungsbeschreibung und in der möglicherweise fehlenden Einheitlichkeit der Daten.
Häufig gestellte Fragen
Welchen Zweck hat ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag erfüllt aus Sicht des Dienstleisters und des Kunden jeweils einen anderen Zweck. Unternehmen machen Kostenvoranschläge, um sich Projekte zu sichern und im Geschäft zu bleiben. Kunden holen Kostenvoranschläge ein, um die Ressourcen zu organisieren, die zur Durchführung eines Projekts gebraucht werden. Der Kunde hat dabei die Oberhand, da die Entscheidung für den Anbieter mit dem ansprechendsten Kostenvoranschlag bei ihm liegt.
Warum ist ein Kostenvoranschlag im Baugewerbe so wichtig?
Projekte in der Baubranche umfassen komplexe Vorgänge, da in der Bauphase massive Ressourcen benötigt werden. Ein Kostenvoranschlag ist für eine angemessene Budgetplanung unbedingt notwendig.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen Kostenvoranschlag zu erstellen?
Im Folgenden ist aufgeführt, was für das Erstellen eines Kostenvoranschlags notwendig ist:
- Verständnis der Projektanforderungen
- Identifizierung subjektiver Bereiche
- Kostenaufschlüsselung für jeden Schritt, belegt durch Marktrecherche
- Erfahrung mit ähnlichen Projekten
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